パラキャリ・サラリーマンのブログ

アラサーサラリーマン。本業と兼業でパラキャリな生活を送りながら、仕事・お金・生活・恋愛・ガジェット等色々書いていくブロクです。

効率的なWEB会議の進め方・運営方法:「やるべき事」と「やってはいけない事」

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※先日ふとこの記事を読んで、今のコロナ状況下で大変役に立ったので、元記事著者から紹介もらい簡単に日本語まとめしてみました。

WEB会議は時間の無駄と見なす必要はありません。むしろ、従来の対面式の会議よりも価値のあるものになる可能性があります。交通費がかからず、テクノロジーがすぐに利用できるなど、安価で人を集めることができるだけでなく、チーム間のエンゲージメント、信頼関係、率直さを構築する絶好の機会でもあります。

数年前、私の会社の研究所では、テクノロジーが人間関係をどのように形成し、どのようにコラボレーションするかを探るために、「仮想世界における新しい人のルール」の調査に着手しました。この数年の旅は私の考え方を進化させ、重要なルールとプロセスが維持され、尊重されていれば、バーチャルは物理的なものの敵ではないということを認識させてくれました。

その調査を振り返って、次のWEB会議を最大限に活用するための簡単な「やるべきこと」と「やってはいけないこと」をまとめてみました。

WEB会議を効率的に進める為に:会議の前にするべきこと

ビデオをオン

通話中の誰もが距離を隔てているので、少なくとも同じ部屋にいるように感じさせるためにできる最善の方法は、ビデオを使用することです。

ZoomやSkypeなど、多くのオプションが用意されています。ビデオを使用すると、チームメンバーがお互いの感情や反応を見ることができるので、より多くの人が参加していると感じることができ、すぐに部屋が人間味あふれるものになります。

もはやただの電話回線の声ではなく、同僚が一緒になって交流しているのは、顔なのです。ビデオがなければ、バーチャル会議での無言の沈黙が起きているのは、誰かが注意を払っていないからなのか、それとも誰かが憤慨して目を丸くしているからなのか、あるいは同意して首をうなずいているからなのかはわかりません。

表情は重要です。

報告事は事前に共有しておく

バーチャルな会議でもそうでない会議でも、あまりにも多くの会議は、小学5年生がテーブルを囲んで読み聞かせをしているようなもので、部屋の中で人が一緒に過ごす貴重な時間と機会を無駄にしています。

解決策は、主要な議題について報告するための簡単な半ページを事前に送付しておき、会議中に質問やコメントが必要な場合にのみ、それに時間を割くことです。

ビジネスコンサルタントのNancy M. Settle-Murphy氏は、著書『Leading Effective Virtual Teams』の中で、このような事前作業を行うことで、参加者が会議の内容について先回りして考えたり、アイデアを練ったり、グループ内の他のメンバーと知り合ったりすることで、会議を最大限に活用できるようになる、と述べています。

しかし、一つだけ重要なことがあります。それは、誰もが事前に読んだことを前提としなければなりません。そうしないと、チームに対する倫理的違反になります。私が「倫理的」という言葉を使うのは、チームから時間を奪うことになるからです。リーダーは、積極的に事前の読み取りを事前に行うべきであることをトーンを設定する必要があります。

チームの意見を準備しておく

ブレリーディングを行う必要があるだけでなく、議題を見たら、何が取り上げられるのかをチームと話し合うようにしましょう。

つまり、自分自身のデューデリジェンスを行いましょう。よくあることですが、バーチャルコールに参加している人は、自分の意見を持っているにもかかわらず、事前に下調べをしていなかったために、コールが終わった後に自分の意見を覆してしまい、事前に簡単に入手できたであろう新しい情報を知ってしまうことがあります。

私たちの地域で働く人々と相互依存関係がありそうなトピックがある場合は、事前に彼らの意見を聞き、会議でそれらの有権者を代表するのに最適な方法で会議に臨みましょう。

WEB会議を効率的に進める為に:会議中にするべきこと

人と人とを結びつける

人はお互いに心地よく接することで、率直さと相互の関心が高まり、より良いパフォーマンスを発揮します。リーダーとしてのあなたの仕事は、特に人々がお互いを知らないかもしれない場合は、生産的な会議を行うことができるように、彼らがつながっていると感じるようにすることです。

どのようにして?各会議の最初に、個人的にプロとしてのチェックインを行います。チームメンバーに1分ずつ時間をとってもらい、個人的にも仕事的にも生活の中で何が起こっているのかを話してもらいます。口調や率直さの面で、「正しい」ことをするとはどういうことか、そのアプローチのお手本となるように、最初に行ってみましょう。

邪魔をしないことでお互いを尊重し、グループで共有してもよいことだけを話すように全員に注意させます。

協力的な問題解決を奨励する

協力的な問題解決の会議は会議を重くすることができる標準的な「報告」に取って代わる。リーダーがグループディスカッションのためのトピックを提起し、チームが協力して、情報や視点を発掘し、ビジネス上の課題に対応した新鮮なアイデアを生み出すために、お互いをアドバイスの源と見なしています。

一人一人に議題を出す時間を与える

協調的な問題解決と同様に、各人にアジェンダに時間を割くことで、コラボレーションが促進され、チームメンバー全員からのインプットを得ることができます。その方法は次のとおりです。

セッションの前に、チームメンバーに自分が悩んでいる問題を書き出してもらい、それを一人ずつテーブルに持ってきてもらいます。その後、各チームメンバーには、自分の課題について話し合うための5分間の時間が与えられます。

その後、グループは会議の周りを回って、全員がそれについて質問するか、パスするかのどちらかのチャンスを得ます。チームメンバーが全員の質問に答えた後、「私が提案するかもしれない」という形式でアドバイスをする機会を得るか、パスします。

そして、次の課題に移ります。これは、仮想環境で簡単に管理できそうなコラボレーションの手法を非常に効果的に使っている。

ミュートを禁止する

共同開催の会議では、社会的規範がある。立ち上がって注意を払わずに部屋の中を歩き回ることはありません。

WEB会議も同様で、無言で部屋を出て何かを取りに行くことはありません。物理的な会議では、電話をかけて会議から「チェックアウト」することはありません。バーチャル会議では、無音にしてメールに返信することはないので、活発な議論、共有する笑い、創造性の可能性が失われてしまいます。

リーダーとして、私たちは基準を確立する必要があります。WEB会議に参加しているからといって、無礼な態度をとることはあり得ますが、それは容認できないことを理解しなければなりません。私たちは礼節と人々への敬意について話しているのですから、もしあなたが対面でそれをしないのであれば、バーチャルでそれをしないようにしてください。

他の作業を禁止する

マルチタスクは、かつては多くのことを一度に行う方法として考えられていましたが、今では多くのことを粗末に行う方法として理解されています。

科学が示すように、脳の驚くべき複雑さとパワーにもかかわらず、2つの異なるタスクを同時に実行しようとすると、情報処理のボトルネックが発生します。これは脳に悪いだけでなく、チームにも悪い。誰もが精神的に存在することが重要なので、マネージャーは、マルチタスクは容認できないという確固たるポリシーを設定する必要があります。

ここでは、マルチタスクを禁止するための3つの方法を紹介します。

1. ビデオを使う

同僚があなたの姿を見ることができるので、マルチタスクを基本的になくすことができます。 会議のリーダーが自分の考えを共有するために人々を呼び出すことができます。誰も不意を突かれることを好まないので、注意を払いがちになります。

2. 定期的に交代で異なるタスクを担当させる

会議の議事録を別のチームメンバーが管理し、アクションアイテム、オーナー、締め切りを記録し、会議の最後に全員に楽しい質問をすることもできます。

コンサルティング会社Public Words Inc.の社長であるNick Morgan氏は、常にタッチポイントを設けることを推奨しています。WEB会議では、定期的に立ち止まって全員の体温を測る必要があります。

バーチャル会議では、定期的に立ち止まって全員の体温を測る必要があります。リストを右回りに回って、各ロケールや人に意見を求めてください。

3. 監督者:ヨーダを任命する

高潔さは、共同作業をしているチームでも難しいものですが、チームの生産性を測る第一の指標となります。WEB会議の間、人々の関心を維持するためには、「ヨーダ」を任命しましょう。スターウォーズの賢者ジェダイのマスターのように、ヨーダはチームメンバーのラインを維持し、全員がアクティブで話題に集中できるようにします。

ヨーダは、勇気を持って不適切な行動を指摘することで、正直さが無礼に沸騰しないようにします。会議中の重要なポイントでは、リーダーはヨーダの方を向いて、「で、誰も話していないのに、ここで何が起こっているのか?」と尋ねるべきです。これにより、ヨーダはグループの率直さを表現し、リスクテイクを促すことができます。

WEB会議を効率的に進める為に:打ち合わせを終えてすべきこと

コーヒーを飲むためにあなたは今までに会議に参加したことがありますか?

会議が終わったばかりの時に、みんなが外に出て行ってコーヒー機で不満をぶちまけたことはありませんか?コーヒートーク会話を、バーチャル会議の正式な締めくくりにしてみましょう。会議が終わる5~10分前に、物理的な会議の後に誰もがやっていたであろうことを、会議の中で行います。

さいごに、WEB会議を効率的に進める為に最も大切な2つの基本原則

WEB会議で最も重要なことは、礼節と敬意が規範でなければならないということです。

バーチャル 会議を真に成功させるためには、バーチャル 会議の前、中、後に守るべき、譲れない倫理的なルールがなければなりません。

それは、2つの基本原則を守ることを意味します。相手の時間を尊重すること、そして出席することです。

これを怠ると、チームから貴重な時間を奪ってしまい、取り返しのつかないことになります。同居しているチームは、率直さと信頼を築くのに十分な問題を抱えていますが、距離が離れているチームは、このようなつながりを築くために素晴らしい会議を行う必要があります。