BIアナリストの雑記ワークダイアリー

20代後半。平日はサラリーマンとして働きながら、週末にビジネス・アナリストとして副業活動してます。お仕事ネタ系、自己啓発系中心ネタを発信しています。

「ビジネスメール実態調査」というのが面白かった。テキスト形式が当たり前!?

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本日ふと一般社団法人日本ビジネスメール協会という団体が発表した「ビジネスメール実態調査2016」というものが大変興味深かったので、個人的に気に入ったところ、感想、驚きをご紹介します。

公式サイト:一般社団法人日本ビジネスメール協会

仕事でメールの送受信に使用している形式の68%はテキスト形式

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いきなり衝撃でした。仕事でのメールの70%近くはテキスト形式を使用。

そうなのか。。。いままで経験してきた会社や取引先などではほとんどHTML形式で通していました。

確かに今思えば、社外からいただくメールには文字で書かれた署名が多いような。。。

私のメールには色付き画像のロゴが署名にガッツリ入っております。

変な話、私が100人の社外の方へメールを送ったら68%はそれを見れていないということなのか?


そもそもなぜ会社のメールはテキスト形式が多いのでしょうか?

HTMLが表示されないメーラーを使っているのか?それとも会社によってはセキュリティで表示出来ないとか?

何にせよ、世間一般ではどうやらビジネスマナーとしてはテキスト形式らしいので私のも徐々にテキスト形式のメールへ移換していきます。


メールチェック頻度は一日10回以上がほとんど

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これはあまり驚きはありませんでしたが、中には9回以下という強者がいることに脱帽。

私の場合、仕事中は常にGmailやSlack立ち上げているので(+社用携帯にも通知)、もうチェックという概念がなくなってしまいました。

生産性的にはメールチェックは一度にやったほうがいいのでしょうか。。。


ビジネスメールは24時間以内の返信がほしい

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これは大変参考になります。

よく1日以内と言われてはいますが、こうして改めてちゃんとした調査結果を見てみると皆さん大体24時間以内に返信すること期待しています。

かなり、遅れて返信することもありますが、24時間以内返信を心がけます。


ビジネスメールで添付ファイルが大きのは「不快」

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う。。。すみません。。。

前記のように今までHTMLでメールにペタペタと画像を貼り付けたり、添付資料もりもりだったり、引用メール自体を添付したりしてました。

そのメールを見て不快になられた方も多くいたのでしょう。

今後気をつけます。


みんな正しく伝わるかどうかが心配

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全ったくその通りです。

2番めの容量に関しては恥ずかしながら気にしたことないのですが、いつも正しく伝わったかどうか心配です。


ビジネスメール間違え一番は添付漏れ

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あるある過ぎます。

一応現在の職場ではGmailクライアントを使っているので、文中に「添付」という文言がある時に添付なしで送信しようとすると、Gmailから「添付って書いてあるけどないよ。」とポップアップが出てきます。

それで何度も救われた事があるので、オススメ機能ですが、それでも結構忘れてしまうものです。

最近は書く前に添付!を心がけるようになりました。


私個人的には2番目の宛先や3番目の誤字脱字間違えもよくやってしまいがちです。

時間短縮の為にスペルチェック機能は切っておりました。


個人的に過去一番救われたメーラー設定

このように何回も添付も、宛先も間違えてしまう私がいつもお世話になっている機能があります。

Gmailであれば、「送信取り消し」設定が、設定>全般から最大30秒まで設定可能です。送信直後から30秒間GmailトップへUndoしますか?という帯が出てきます。

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30秒とは意外に短いように思えますが、殆どのメールの間違って大体「ポチ。あ!やば!!!」という間違えなので、30秒以内で対処できてしまうのです。

この機能には本当に助けられました。

調べてみると、Outlookにも、送信を遅らせる機能や、一回送る前に送信ボックスに入れる機能があるということも出来るらしいですので、Outlookお使いの方はオススメです。

参考記事1: Outlook での遅延設定 | ロボットプログラミング★パソコンなんでも相談室

参考記事2: [OL2010] 送信ボタンを押した後、すぐにメールを送信しないようにする 2つの方法 | Outlook Navi -利用方法と トラブルシューティング-


さいごに

過去に何回かメール間違で大惨事を招いてしまった事があります。

たかがメール、されどメール、内容によっては大損益もありえます。

今回このレポートを読んで、社会人5年目にして、改めて気をつけていこうと思いました。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2016」全文はこちらから(PDF):http://www.sc-p.jp/news/pdf/160701PR.pdf