BIアナリストの雑記ワークダイアリー

20代後半。平日はサラリーマンとして働きながら、週末にビジネス・アナリストとして副業活動してます。お仕事ネタ系、自己啓発系中心ネタを発信しています。

プレゼン・企画書などの資料作成を高速で作る方法

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きょうやったこと

  • プレゼン
  • 資料作成
  • プレゼン準備
  • MTG
  • 移動時間読書
  • 海外アライアンス調査

 

 

今日の気付き

高速で資料作成をする方法

最近会社も個人の仕事もパワポパワポパワポ・・・・

確かにプレゼンや、報告がが続いてるのでしょうがないことはあるんですが、大量の資料作成を毎日こなしています。

 

自分なりにも結構工夫してこれでもはじめよりは早くなりました。

実はかなり昔によんだ、「外資系コンサルの資料作成術」という本の受け売りで、それをちょっと自分なりにアレンジしたものになります。

 

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とにかくテンプレ充実が重要

幾つもの資料作成をしてると、結構同じような構成だったり、同じような図形を使ったり、結局は内容が違くともおなじようなものを作っています。

図形とか、フォントとか、サイズとかいちいち毎回選んでるだけで相当な時間を消費しているので、常備100枚ぐらいのテンプレスライドをテンプレパワポとして保存しておきます。

新しい資料を作る際はそういったテンプレスライドをちょっと変えるだけで早く、しかも統一感がある資料が作成可能です。

 

これはパワポだけでなくエクセルやワード(あまり使わないけど)にも適用可能かと。

 

 

手書きの下書きを必ず2回する

私は資料を作る作業と、内容を考える作業は、完全に割り切っています。

それぞれを一緒にしよとすると、どちらかのクオリティが落ちてしまいます。

 

1回目の下書きは、完全に内容重視で、とにかく思ったことや話の道筋をノートに書き綴ります。

2回目下書きは、1回目の下書きを伝えやすくできるように資料の構成や、ラフを書いたりしながら、全体の流れの下書きをしてきます。

そしてパワポ作成です。下書きで大体のデザインは決まってるので、とにかく集中してサクサク作業するだけです。

 

3回も作業が発生するので、時間がかかるだろうと思ってしまうかと思いますが、総合時間こちらの方が必ず短いです。そして一つ一つ考えられてるのでこちらのほうがアウトプットの質は高いです。騙されたと思ってやってみると本当に驚きます。

時間がないときこそこの方法がおすすめです。

 

100%は求めない

最後は結構言われますが、これですね。100%は無理です。必ずツッコミは出てきます。小さなミスを見つけるように細かく細かく時間をかけて作るよりは、圧倒的に早く出して、早くフィードバックをもらって修正したほうが必ず質がいい、スピードがある成果物が作れます。

 

 

今日の反省

昨日の夜遅い時間に飲んだコーヒーが悪いのか、なかなか寝付けず、今日1日中最高に眠かったです。

カフェインは8時間ほど効果があるらしいので、夕方以降コーヒーを飲むのはやめます。

 

明日へ向けて

今日色々想定外の作業がかさみ、全然予定していたことができませんでした。明日は集中して今日の遅れを取り戻します。